no.phhsnews.com


no.phhsnews.com / Slik administrerer du e-post i Outlook med raske trinn og regler

Slik administrerer du e-post i Outlook med raske trinn og regler


Hvis du forteller oss at e-post har gått ut av mote, ber vi deg om å se på innbokser. Å kunne sortere og organisere rotet av meldinger som kommer daglig, er ganske viktig for å opprettholde arbeidsplassen sunnhet.

Det handler ikke bare om spam. Spam eksisterer fortsatt, et irriterende faktum i livet, men det er måter å håndtere det. Det er forelsket i annen epost vi får - oppdateringer om programvare, invitasjoner til arrangementer, adresselister vi abonnerer på, men husk aldri å abonnere fra - alt nødvendiggjør en måte å organisere, sortere og sende meldinger til sitt rette sted , enten det er en bestemt mappe eller søppelet.

Vi har snakket ganske mye om Outlook, inkludert e-postgrunnleggende som komponering og sending, måter å legge til og motta vedlegg, samt importere kontakter og administrere adressebøker. Vi ønsker å gjøre oppmerksomheten vår nå til det større bildet, ved å fokusere på innboksadministrasjon.

Mastering av Outlook-innboksen din

Outlook har et vell av funksjoner som er bygd inn for å hjelpe deg med å filtrere e-posten på de riktige stedene. For å begynne med, hvis du høyreklikker på en melding eller mus opp til båndet, vil du legge merke til at det er en funksjon som heter Quick Steps.

Hvis vi utvider den fra båndet, kan vi se denne funksjonen fullt ut.

Den første tingen å huske er Quick Steps er i utgangspunktet regler (det er en funksjon som heter Regler, som vi diskuterer snart). Den andre tingen å huske er at, i motsetning til Regler, som arbeider bak kulissene uten innspill, er Quick Steps avhengig av arbeidet ditt.

Det første du vil gjøre er å velge Quick Step du vil lage. La oss gjøre en enkel en for å illustrere vårt poeng.

I dette Quick Step velger vi en melding vi anser for ulike og klikker på Quick Step, som flytter meldingen til Misc-mappen og merker meldingen som Les.

Hvis du klikker på "Alternativer" -knappen, kan du se hvordan Quick Step er konstruert, og du kan også redigere det, for eksempel å legge til eller fjerne deler til eller fra det.

For eksempel i dette skjermbildet kan du fjerne trinnet der meldingene er merket som Les, så flyttes alt til Diverse-mappen, men statusen forblir uendret.

Slik fungerer Quick Steps, vi kan bruke litt tid på å vise deg ulike måter de kan opprettes på og implementeres , men vi ønsker å gå over til Regler for å illustrere forskjellen.

De grunnleggende reglene for regler

Som vi nevnte, er Quick Steps noe du handler på, mens Regler fungerer automatisk, bak kulissene, i henhold til kriterier du spesifiserer . Når du klikker på "Regler" -knappen, bør du velge "Opprett regel ..." fra rullegardinlisten.

De primære betingelsene for regelopprettelse er ganske grunnleggende, og du trenger ikke engang å dykke inn i noen avanserte alternativer, så la oss gå videre og undersøke noen av deres enklere aspekter.

I det følgende bildet ser du at du kan sende e-post fra bestemte sendere, eller basert på emnet, eller til hvem det er sendt. Derfra kan du få Outlook til å varsle deg visuelt og / eller med en lyd. Du kan også flytte meldingen til en bestemt mappe, som i motsetning til å bruke et Hurtig trinn, vil skje uten din inngang.

Hvis du klikker på "Opprett regel" -knappen, vil du se følgende veiviserdialogboks.

Du kan også klikke på "Ny regel" i vinduet Regler og varsler.

Å gjøre det, åpner det første Regelguiden-vinduet som går gjennom prosessen.

Regler er overraskende ukompliserte hvis du allerede vet hva du vil ha regelen å gjøre. Klikk på "Avanserte alternativer ..." og du vil se hva vi mener. Ikke bare vil du se alternativene fra det grunnleggende Opprett regel-skjermbildet, du finner en helt ny verden av andre regler du kan bruke.

Tenk deg da tar vi Quick Step vi opprettet tidligere, og ønsker å gjøre det til en regel . Vi ønsker å velge våre kriterier fra alternativene som er vist ovenfor, og klikk deretter på "Neste". I dette tilfellet skal vi flytte e-post som sendes til vår How-To Geek-konto.

På neste skjerm velger vi alternativet "Flytt til en spesifisert mappe" og deretter nederst klikker du på den understrekkede lenken "Flytt den til den angitte mappen." Vi blir så vist alternativer som lar oss sende e-post til hva som helst mappe vi velger, som i dette tilfellet er "Diverse"

Når du klikker "Neste", blir du spurt om det er noen unntak fra denne nye regelen. Hvis det ikke er det, kan du klikke på "Neste" og du vil gå videre til det endelige skjermbildet, hvor du blir bedt om å gi navn til den nye regelen, om du vil slå den på, kjøre den når du er ferdig med det, og til slutt , du vil kunne se gjennom det.

Det er det, klikk "Fullfør", og du er god til å gå. Du kan se denne regelen ved å klikke på "Regler" -knappen og deretter "Administrer regler og varsler" fra rullegardinvalgene.

Du kan når som helst komme tilbake for å endre regelen, legge til nye, lage kopier, slette og andre funksjoner. Ikke glem, hvis du vil beholde en regel, men ikke vil at den skal løpe hele tiden, kan du bare fjerne merket av den lille boksen ved siden av den.

Hvis du vil lære mer om automatisk å flytte meldinger til en bestemt mappe, anbefaler vi at du sjekker ut denne artikkelen.

Sletter og ignorerer e-postmeldinger

Du vil få mye e-post du ikke vil ha eller trenger, om det er fremover fra en overforstøtende forelder , eller rett opp spam, holde innboksen tammet og godt preparert, vil være en stor utfordring hvis du ikke vet hvordan du bruker verktøyene til din disposisjon.

Som du ser fremtredende på båndet, er det en del helt dedikert til å slette ting, mest merkbare er den store "Slett" -knappen og dens gigantiske X. Du kan også ganske enkelt velge en melding eller en gruppe meldinger og klikke på knappen eller bare trykke "Slett" på tastaturet.

La oss se på som sletter delen litt mer og se hva annet den har å tilby. For det første er det "Ignorer" -knappen.

Hva ignorerer jeg? Når du velger en melding eller samtale og klikker på "Ignorer", vises en dialogboks.

Forskjellen mellom dette og bare å slette en samtale er at ignorering av det vil gjelde for dette og alle fremtidige meldinger, noe som betyr at hvis du er på en adresseliste og respondenter fortsetter å svare på alle, du vil ikke lenger se dem, noe som er ganske darn nyttig.

Det andre bemerkelsesverdige alternativet er funksjonen Clean Up. Hvis du klikker på "Clean Up" -knappen, utløses en rullegardinmeny med følgende alternativer.

Uansett hvilken valg du velger, vil du se en dialogboks som gir samme resultat, alle redundante meldinger blir søppel.

Hvis du klikker "Innstillinger" -knappen, du vil bli visst til alternativene for samtaleopprydding. Som du kan se, kan du bruke funksjonen Opprydding til å arkivere gamle, overflødige samtaler til en alternativ mappe, noe som trolig er det mest nyttige alternativet her. Det er ofte bedre å bare arkivere ting enn å slette det, bare hvis du trenger å referere til det på et senere tidspunkt.

Selv om disse funksjonene er flotte, og vi ser den åpenbare verdien i dem, kommer de ikke til å har stor innvirkning på det uhøflig med innboksspurger: spam.

Spam, Spam gå bort!

Spam får ikke samme type overskrifter som det en gang gjorde fordi for det meste gjør moderne spamfiltre en pen god jobb på å luke alt ut. Hvis du bruker Gmail eller andre webmailtjenester, ser du sannsynligvis ikke mye av det, det er ikke å si det ikke er der, spesielt hvis du gjør den misfornøyde feilen med å samtykke til å la et selskap dele adressen din med sine markedsføringspartnere, eller du klikker på feil boks og feilaktig registrerer deg for å være på en distribusjonsliste.

Poenget er at spam fortsatt skjer, men Outlook gir deg muligheter til å forhåpentligvis holde det i stor grad under kontroll med søppelfiltre. Når du mottar en melding som er tydelig søppel eller spam, kan du velge den meldingen og deretter klikke på "Uønsket" -knappen for en rullegardinliste over alternativer. For uønskede meldinger velger du "Blokker avsender", men for alt annet vil du justere alternativene for søppelpost.

Jo mer restriktive filtreringsnivået er, desto bedre sjanse er noe du egentlig vil ha eller trenger å se kan utilsiktet bli filtrert ut. Hvis dette skjer, må du behandle de berørte e-postene ved hjelp av valgene som ble sett på forrige skjermbilde.

Det er en god ide å bruke litt tid på å utforske alternativene for søppelpost. Du kan sette opp hvitelistene fra enkelte avsendere og bestemte mottakere, mens eksplisitt blokkere avsendere du vet at du ikke stoler på.

Holde innboksen din skarp og middels tar engasjement og oppmerksomhet på detaljer. For å være ærlig, kan noen godt utformede regler gjøre opp for mye arbeid, men det kommer alltid nye utfordringer. Husk disse verktøyene - Hurtige trinn, regler, ignorerings- og søppelfiltre - og du vil være godt på vei til å tame din e-post.

La oss høre fra deg nå. Fortell oss om dine egne favoritter Quick Steps and Rules, eller hvordan du håndterer spam. Vårt diskusjonsforum er åpent, så lån oss dine kommentarer og spørsmål.


Slik installerer du Plex på Apple TV-en din

Slik installerer du Plex på Apple TV-en din

Selv om Apple kan kaste Apple TV som sentrum av ditt streamingvideounivers, vet vi at det ikke er noe som hjemme når det gjelder innhold av høy kvalitet . La oss ta en titt på hvordan du får tilgang til det store utvalget av mediaservere med Plex. Enten vi snakker Apple TV, Chromecast eller Roku-bokser, er det store i disse dager streaming av innhold på forespørsel.

(how-to)

Microsoft har endelig gitt ut en

Microsoft har endelig gitt ut en "Convenience Rollup" for Windows 7 som kombinerer oppdateringer fra de siste årene til en pakke (som en servicepakke). Microsoft tilbyr ikke ISO-bilder med disse oppdateringene integrert, men du kan lage dine egne i noen få enkle trinn.

Hva du trenger RELATERT: Slik oppdaterer du Windows 7 alt til en gang med Microsofts Convenience Rollup Denne prosessen krever en Windows 7-plate eller ISO-fil med Service Pack 1 integrert. Disse er veldig enkle å få på dette punktet. Du kan laste ned Windows 7 ISO-bilder juridisk fra Microsoft ved hjelp av en av disse metodene, og disse diskbildene har allerede integrert Service Pack 1.

(how-to)