Noen ganger kan det være lurt å lage et brev som du vil sende til mange forskjellige personer, men du vil at enkelte deler av det skal individualiseres for hver adressat: deler som hilsen, navn, adresse osv. I Word parlance, dette betyr at du bør opprette et skjema brev, som er veldig enkelt å gjøre.
Før du begynner med formularbokstaver, bør du sørge for at du allerede har en database med alle feltene du vil inkludere. En database kan være så enkel som et Excel-regneark med kolonner for fornavn, etternavn, adresse osv. Word kan importere data fra Excel, Access og tekstdokumenter. Hvis du ikke allerede har et databaseoppsett, kan du alltid opprette det i Word, som jeg vil vise deg hvordan du gjør.
For å starte, opprett et dokument som har standardteksten i den som eksempelet Julebrev under:
Legg merke til hvordan det ikke er noen hilsen, adresse osv. Fordi de alle vil bli lagt til senere som felt i vårt formularbrev. Det første du må gjøre er å klikke på Velg mottakere på kategorien Mailings :
Her legger du til folkene som vil motta brevet eller importerer en liste fra en databasefil.
Du kan klikke på Skriv ny liste hvis du vil opprette listen inne i Word selv. For å importere, klikk på Bruk eksisterende liste . I dette eksemplet skriver vi bare inn listen.
Merk: Når du går for å lagre mottakerlisten, vil Word be deg om et sted på harddisken for å lagre datafilen som skal opprettes.
Når du lagrer mottakerlisten, vil du legge merke til at mange ikoner som er på Mailings- båndet, kan klikkes nå. For å begynne å legge til felt i skjemabrevet, klikk et sted i dokumentet for å angi hvor du vil at feltet skal plasseres, og klikk deretter på Adresseblokk.
Dette vil hente dialogboksen Sett inn adresseadresse.
Klikk på OK for å gå med standardformatet, og du bør få noe som ser slik ut:
Deretter legger du til en Enter etter adresseblokken for å flytte teksten din nedover en linje, og deretter klikke på ikonet Hilsenlinje:
Dette vil hente dialogboksen Sett inn hilsenlinje .
Igjen, la oss gå med standardformatet og bare klikk på OK- knappen.
Deretter fremhever hvor det står
, høyreklikk musen, velg Stikkord og merk av i boksen ved siden av Ikke legg til mellomrom mellom avsnitt i samme stil . Dette vil gjøre adresseblokken henger sammen riktig i stedet for å ha en tom linje mellom hver del av den.Deretter klikker du på ikonet for forhåndsvisning, som ligger på fanen Mailings i båndet.
I stedet for adresseblokkfeltindikatoren, bør du nå se det faktiske innholdet som er oppført i Word-dokumentet.
Når du er ferdig forhåndsvisning, klikker du på Forhåndsvisning av resultatikonet for å slå av forhåndsvisning. For å se hvordan du legger til andre felt, klikker du rett forbi
i dokumentet ditt for å gjøre det din nåværende posisjon, og klikk deretter på ikonet Sett sammen flettefelt .Du bør få noe slikt:
Velg Land eller Region, og klikk deretter på Sett inn- knappen.
Prøv å klikke på Preview Results- ikonet igjen for å se hvordan det ser ut. Her er mitt eksempel nedenfor:
Nå som skjemabrevet er riktig konfigurert, kan du gjøre mer avanserte ting som å sette opp regler. Regler vil tillate deg å vise litt tekst for bestemte mottakere og gjemme den for andre. For å komme i gang, klikk på Regler- knappen.
Du får se en rullegardinmeny med flere alternativer som Spør, Fyll inn osv.
For vårt eksempel, la oss velge If ... Then ... Else, som vil bringe oss til følgende dialog:
Endre feltnavnet : til Country_or_ Region, og skriv USA inn i feltet Sammenlign til:. Deretter legger du til tekst i boksene der den står. Sett inn denne teksten, og sett inn denne teksten, ellers. I dette eksemplet hvis mottakeren bor i USA, vil de få teksten God Jul inn i brevet, mens alle andre vil få meldingen Årstider Hilsener .
Slik ser det ut når du har klikket på OK- knappen og deretter knappen Preview Results .
Merk deretter delen Preview Results :
Her kan du klikke på pilknappene (når Preview Results er slått på) til venstre og høyre for nummeret for å bla gjennom alle bokstavene som skal sendes ut. På denne måten kan du forsikre deg om at alle bokstavene dine ser rett før du skriver ut eller sender e-post.
is for matching field names in a database with header names in your recipients list. Merk: Kampvalgfeltmenyvalget under Regler er for å matche feltnavn i en database med overskriftsnavn i mottakerlisten.
For å gjøre det enklere å se hvor du har satt inn felt i dokumentet ditt, bruker du Highlight Merge Fields- knappen.
Det er en veksle du kan slå av og på etter eget skjønn. Til slutt, når du er fornøyd med brevet, klikker du på Fullfør og flett ikonet:
Du bør få denne rullegardinmenyen med tre alternativer.
Velg Rediger individuelle dokumenter for å få Word til å slå sammen alle brevene dine sammen i et stort dokument som du kan se over før du skriver ut eller sender som en e-post.
Som du kan se, er det ikke lenger å skrive skjemabokstaver med Word, og det er en gang du kan lage og sende dokumenter raskt og enkelt. Hvis du har noen spørsmål, vær så snill å kommentere. Nyt!
Hva er thumbs.db, desktop.ini og .DS_Store-filer?
Fortell filbehandling for å vise skjulte filer, og du får se et par søppelfiler spredt over mappene dine . Windows lager tommelfinger.db- og desktop.ini-filer i mange mapper, og Mac OS X oppretter .DS_Store-filer. De fleste ser vanligvis ikke disse filene. De er normalt betraktet skjulte filer og vises bare hvis du går ut av veien for å vise skjulte filer.
Slik bruker du Android 6.0-innebygd filbehandling
Android inneholder full tilgang til et filsystem, komplett med støtte for flyttbare SD-kort. Men Android selv har aldri kommet med en innebygd filbehandling, noe som tvinger produsentene til å lage egne filbehandlingsprogrammer og brukere for å installere tredjeparts. Med Android 6.0 inneholder Android nå en skjult filbehandling.