no.phhsnews.com


no.phhsnews.com / Hvordan lage skjemabokstaver i Word

Hvordan lage skjemabokstaver i Word


Noen ganger kan det være lurt å lage et brev som du vil sende til mange forskjellige personer, men du vil at enkelte deler av det skal individualiseres for hver adressat: deler som hilsen, navn, adresse osv. I Word parlance, dette betyr at du bør opprette et skjema brev, som er veldig enkelt å gjøre.

Før du begynner med formularbokstaver, bør du sørge for at du allerede har en database med alle feltene du vil inkludere. En database kan være så enkel som et Excel-regneark med kolonner for fornavn, etternavn, adresse osv. Word kan importere data fra Excel, Access og tekstdokumenter. Hvis du ikke allerede har et databaseoppsett, kan du alltid opprette det i Word, som jeg vil vise deg hvordan du gjør.

For å starte, opprett et dokument som har standardteksten i den som eksempelet Julebrev under:

Legg merke til hvordan det ikke er noen hilsen, adresse osv. Fordi de alle vil bli lagt til senere som felt i vårt formularbrev. Det første du må gjøre er å klikke på Velg mottakere på kategorien Mailings :

Her legger du til folkene som vil motta brevet eller importerer en liste fra en databasefil.

Du kan klikke på Skriv ny liste hvis du vil opprette listen inne i Word selv. For å importere, klikk på Bruk eksisterende liste . I dette eksemplet skriver vi bare inn listen.

Merk: Når du går for å lagre mottakerlisten, vil Word be deg om et sted på harddisken for å lagre datafilen som skal opprettes.

Når du lagrer mottakerlisten, vil du legge merke til at mange ikoner som er på Mailings- båndet, kan klikkes nå. For å begynne å legge til felt i skjemabrevet, klikk et sted i dokumentet for å angi hvor du vil at feltet skal plasseres, og klikk deretter på Adresseblokk.

Dette vil hente dialogboksen Sett inn adresseadresse.

Klikk på OK for å gå med standardformatet, og du bør få noe som ser slik ut:

Deretter legger du til en Enter etter adresseblokken for å flytte teksten din nedover en linje, og deretter klikke på ikonet Hilsenlinje:

Dette vil hente dialogboksen Sett inn hilsenlinje .

Igjen, la oss gå med standardformatet og bare klikk på OK- knappen.

Deretter fremhever hvor det står

, høyreklikk musen, velg Stikkord og merk av i boksen ved siden av Ikke legg til mellomrom mellom avsnitt i samme stil . Dette vil gjøre adresseblokken henger sammen riktig i stedet for å ha en tom linje mellom hver del av den.

Deretter klikker du på ikonet for forhåndsvisning, som ligger på fanen Mailings i båndet.

I stedet for adresseblokkfeltindikatoren, bør du nå se det faktiske innholdet som er oppført i Word-dokumentet.

Når du er ferdig forhåndsvisning, klikker du på Forhåndsvisning av resultatikonet for å slå av forhåndsvisning. For å se hvordan du legger til andre felt, klikker du rett forbi

i dokumentet ditt for å gjøre det din nåværende posisjon, og klikk deretter på ikonet Sett sammen flettefelt .

Du bør få noe slikt:

Velg Land eller Region, og klikk deretter på Sett inn- knappen.

Prøv å klikke på Preview Results- ikonet igjen for å se hvordan det ser ut. Her er mitt eksempel nedenfor:

Nå som skjemabrevet er riktig konfigurert, kan du gjøre mer avanserte ting som å sette opp regler. Regler vil tillate deg å vise litt tekst for bestemte mottakere og gjemme den for andre. For å komme i gang, klikk på Regler- knappen.

Du får se en rullegardinmeny med flere alternativer som Spør, Fyll inn osv.

For vårt eksempel, la oss velge If ... Then ... Else, som vil bringe oss til følgende dialog:

Endre feltnavnet : til Country_or_ Region, og skriv USA inn i feltet Sammenlign til:. Deretter legger du til tekst i boksene der den står. Sett inn denne teksten, og sett inn denne teksten, ellers. I dette eksemplet hvis mottakeren bor i USA, vil de få teksten God Jul inn i brevet, mens alle andre vil få meldingen Årstider Hilsener .

Slik ser det ut når du har klikket på OK- knappen og deretter knappen Preview Results .

Merk deretter delen Preview Results :

Her kan du klikke på pilknappene (når Preview Results er slått på) til venstre og høyre for nummeret for å bla gjennom alle bokstavene som skal sendes ut. På denne måten kan du forsikre deg om at alle bokstavene dine ser rett før du skriver ut eller sender e-post.

is for matching field names in a database with header names in your recipients list. Merk: Kampvalgfeltmenyvalget under Regler er for å matche feltnavn i en database med overskriftsnavn i mottakerlisten.

For å gjøre det enklere å se hvor du har satt inn felt i dokumentet ditt, bruker du Highlight Merge Fields- knappen.

Det er en veksle du kan slå av og på etter eget skjønn. Til slutt, når du er fornøyd med brevet, klikker du på Fullfør og flett ikonet:

Du bør få denne rullegardinmenyen med tre alternativer.

Velg Rediger individuelle dokumenter for å få Word til å slå sammen alle brevene dine sammen i et stort dokument som du kan se over før du skriver ut eller sender som en e-post.

Som du kan se, er det ikke lenger å skrive skjemabokstaver med Word, og det er en gang du kan lage og sende dokumenter raskt og enkelt. Hvis du har noen spørsmål, vær så snill å kommentere. Nyt!


Slik finner du en stil Du ser ikke på startfanen i Microsoft Word

Slik finner du en stil Du ser ikke på startfanen i Microsoft Word

Som standard viser Microsoft Word ikke alle de innebygde stilene på Hjem-fanen eller på Stilfelt. Så hva om du vil bruke en stil du ikke ser? RELATED: Mastering Styles and Document Themes Stiler sparer mye tid og gir konsistens når du formaterer dokumentene dine. De er tilgjengelige på Hjem-fanen og på Styles-panelet, og det er mange innebygde stiler du kan bruke eller tilpasse til din smak.

(how-to)

Slik åpner du filer i Windows med forskjellige filutvidelser

Slik åpner du filer i Windows med forskjellige filutvidelser

Jeg har alltid ønsket å skrive en ressursartikkel om hvordan å åpne filer med forskjellige filutvidelser som .wps, .prn, .mpp, .mdi, .rar, .psd, .pps, .sit, .nrg og mye mer ! Jeg har kommet over dette problemet meg selv mange ganger, vanligvis fordi noen sendte meg en fil og jeg har ingen anelse om hvilket program som åpner det!Så h

(How-to)