Få fasiliteter i den moderne digitale arbeidsflyten er så vidt tilgjengelige, men så vidt ignorert (eller helt misbrukt ) som e-post-BCC-funksjonen. Hvis du er skyldig i å misbruke eller forsømme sin makt (og det er en god sjanse for at du er), er det på tide å angre og i ferd med å kutte ned på spam og beskytte personvernet til vennene dine og familien.

Hva er BCC og hvor kom det fra?

RELATERT: Hva er forskjellen mellom CC og BCC når du sender en e-post?

Det finnes tre adressespalter i hver e-postklient: TO, CC og BCC, hvilket stativ for "[levere] til", "karbonkopi" og "blind karbonkopi", henholdsvis. Disse betegnelsene er et holdover fra verden som foregikk elektronisk post: fysiske brev og notater.

I forretningsmemoer fra midten av århundre, ville det for eksempel være et TO-spor for den primære mottakeren, et CC-spor for personer som trengte å være med på kommunikasjonen, men som ikke var de primære mottakerne, og en tredje plass, BCC, for personer som måtte være med på kommunikasjonen, men av hvilken som helst grunn, ville deres identitet bli holdt tilbake fra notatene som ble sendt til mottakerne i TO og CC-adressesporene.

Ved tilkomsten av elektronisk post ble de samme konvensjonene som ble brukt i papirpost og notater kopiert, både ut av kjennskap og fordi de var nyttige, selv om meldingen ikke lenger var fysisk kopiert og levert.

Hvis disse konvensjonene eksisterte i flere tiår før e-posten kom og har eksistert i det halverende halvt århundre eller så, hvor oppstår det da problemer? Det er to former for misbruk av BCC: passiv aggressiv blindkopiering (den ondskapsfulle formen for problemer) og forsømmelse å bruke kopiering av blindekull for å beskytte personvernet (problemer som oppstår av uvitenhet). La oss ta en titt på hvordan og hvorfor å unngå hver.

Si nei til passiv-aggressiv blindkullkopiering

Den verste bruken av den blinde karbonkopien er å passivt aggressivt forstyrre en kollega. Denne typen BCC-misbruk kaster opp når ansatte benytter seg av å bruke BCC-funksjonen som en måte å indirekte tatleere på sine medarbeidere, suger opp til sjefen deres, eller på annen måte engasjere seg i dysfunksjonelle arbeidsplasser.

Bilde med EC Comics.

En arbeidstaker kan for eksempel sette sin sjef som BCC-adressat i en e-post som de sender til en annen ansatt, slik at sjefen ser at de kommuniserer med den andre ansatt eller at den andre ansatte ikke oppfyller noen form for forpliktelse eller frist. Denne form for kommunikasjon med hemmelig-ekorn er vanligvis pusset opp på arbeidsplassen, og vi er ikke i ferd med å støtte noen form for atferd som raser et lite og passivt aggressivt arbeidsmiljø.

Vår eneste råd i saken er: Stopp den.

Med mindre HR-avdelingen eller sjefen din eksplisitt kommer til deg og instruerer deg til BCC din kommunikasjon, bør du unngå øvelsen.

Hvis folk utenfor primærkommunikasjonen må holdes i løkken , til og med høyere opptak, er den beste praksis å inkludere dem som CC-adressater, og å varsle TO-adressatene om hvem som var inkludert og av hvilken grunn.

Ikke bare bygger dette en mer moden dialog på arbeidsplassen, det hjelper også du unngår en spesielt pinlig hendelse: Hvis sjefen din eller andre BCC-mottakere bruker svar-all-funksjonen, de effektivt deaktiverer seg og avslører at de har vært privilegert til innholdet i den tidligere e-posten. Prøv å forklare den til kollegaen du samspillte mot vannkjøleren.

Heldigvis er antallet personer som er ondsinnet ved bruk av BCC-funksjonen liten, noe som fører oss til de som utgjør mesteparten av misbruket: den uvitende.

Venner ikke karbonkopi venner

Hvis flertallet av personer ikke er ondsinnet ved hjelp av BCC-funksjonen som en del av en psykologisk krigføringskampanje mot sine kolleger, så hvor forlater det oss? Det etterlater oss med millioner av folk som uheldigvis forsømmer å til og med bruke BCC-funksjonen i utgangspunktet.

Bilde på grunn av Denver Public Library, Western History Collection.

Hvorfor er BCC-funksjonen så viktig? Det tillater deg å sende en e-post til noen uten at personen ser alle andre som mottar e-posten, og effektivt sikrer privat informasjon. Her er et eksempel på e-post, slettet fra våre egne e-postarkiver:

Hver blå uskarphet i personvernfiltret bildet ovenfor er en e-postadresse. Ikke bare var det over 40 e-postadresser i listen over fremmende mottakere vi var med på, men det er to sett med gjenværende fremoverblokker i den videresendte e-posten (sett ovenfor) som inkluderer henholdsvis 13 og 8 e-postadresser. Dette betyr at det er over 60 e-postadresser i hele e-postadressen.

Nå kan du spørre deg selv "Så hva? Hva betyr det? "Det er viktig for flere grunner. Først og fremst er det det enkle spørsmålet om personvern og behandling av personvernet på personene på kontaktlisten din (vennligst familie, familie eller forretningsforbindelser) med respekt. Det sier seg selv at folkene som brann av fremover og masse e-post med dusinvis av venner og medarbeidere ikke tar deg tid til å kontakte hver av de dusinvis av mottakere og spørre om de vil at deres kontaktinformasjon deles med alle andre på adresseliste.

Slik bruker du Bcc (Blind Carbon Copy) i Outlook 2010 Det blir enda mer respektløst og plagsom, jo ​​mer variert er det. mengden mennesker du er e-post er. Hvis du sender e-post til ti personer i en liten samfunnsorganisasjon som allerede kjenner hverandre, kan det hende at problemet er bra. Hvis du er lærer, og du sender ei dusinvis (om ikke hundrevis) av studenter noen tilleggsmateriale, deler du plutselig personlig kontaktinformasjon til mange mennesker med mange andre folk de kanskje ikke vil dele med

Verre enn, hvis noen tilfeldigvis treffer "Svar alle" til noen av e-postene du sender ut med fullt lastede TIL- og CC-spor,

, mottar hver enkelt person på den opprinnelige mottakerlisten svaret. At best, det er relativt ufarlig, men slipper sikkert tiden for alle andre når de åpner e-posten for å se hva som er nytt i diskusjonen. I verste fall, som det har skjedd mange ganger i bedrifter over hele verden, kan e-posten påta seg et eget liv som hundrevis av medarbeidere svarer, argumenterer og ellers interagerer med e-posten. Slike svar-alle kjedereaksjoner kan spanne tusenvis av e-postmeldinger og kan til og med gyte flamme kriger (det var en slik flammekrig på Tandem Computers i slutten av det 20. århundre som varte i år ). For det andre, og av mer praktisk interesse for de av dere som kunne bryr seg mindre om god e-etikett og beskytter vennernes personvern, skaper disse slags bulk-e-poster utilsiktet små, små lister over e-postadresser for ondsinnet programvare og spammere å høste. Hvis e-postadressen din slutter med en stor e-post fremover sendt rundt den ordspråklige verden, kan du være trygg på at et sted langs linjen kommer til ende på en spamliste. Verre ennå, hvis en av brukerne som ender opp med din videresendte e-post som sitter i tarmene i innboksen din, kommer til å bli rammet av skadelig programvare som replikerer via kontaktlister og e-postadresser som finnes i innboksen, vil du sannsynligvis ende opp med en ondsinnet e-post Å finne veien til deg.

Bruke BCC Wisely

Hvis du er i den sistnevnte leiren, vil de som ignorerer BCC-funksjonen, sannsynligvis spørre deg selv hva du kan gjøre for å unngå personvern og sikkerhet. skissert ovenfor. Ikke bekymre deg, når du er klar over hvor forferdelig det er å ignorere BCC-funksjonen, blir det lett tydelig hva du trenger å gjøre for å vaske deg selv av dine tidligere dårlige e-postegenskaper.

Først og fremfor alt, du begynn med å spørre deg selv "Trenger jeg virkelig å sende denne e-posten til alle på kontaktlisten min? Tretti av dem? Noen av dem? "Svaret på disse spørsmålene for de fleste e-post er: Nei. Nei du trenger ikke å sprenge ut en personlig e-post eller videresende til alle i kontaktlisten din.

For det andre, når du

gjør , finner du en legitim grunn til å sende en masse folk på en gang til e-post. Som for eksempel bytter du til en ny e-postleverandør, eller du ønsker å sende din nye postadresse til hundre av dine venner og slektninger, er det bare hensiktsmessig å sette adressene i BCC-sporet. Dette sikrer at alle ondskapene til masse til / CC-e-postadresser elimineres: e-postadressene til alle mottakerne holdes private, det er ingen sjanse for at en spam-bot eller et stykke skadelig programvare på en mottakers datamaskin henter e-posten til en annen mottaker, og hvis noen av dem trenger å svare på deg for å stille et spørsmål eller lignende, vil de ikke sprenge spørsmålet deres eller kommentaren til hverandre. BCC øker personvernet, øker sikkerheten og kutter ned på innboksen din vennene dine og medarbeidere må vade gjennom. Det er absolutt ingen grunn til å unngå å bruke det når det er så enkelt som å sette adressene i et annet adressespor.

---